Pihapiirin Lapset ry:n rekisteriseloste
Laatimispäivä 1.5.2018
Rekisterin pitäjä
Pihapiirin Lapset ry
Osoite: Uudensillantie 65, rakennus 4, 04130 Sipoo
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pihapiirin Lapsen ry:n päiväkodinjohtaja Jaana Sampo,
puh. 050 341 1930, sähköposti: jaana.sampo@pihapiirinlapset.fi
Rekisterin nimi
Pihapiirin Lapset ry:n asiakasrekisteri
Rekisterin sisältö ja kerääminen
Päiväkodin ja esikoulun asiakkaiden välttämättömistä perustiedoista koostuva asiakasrekisteri. Henkilötiedot kerätään asiakkailta päivähoito- tai esikoulusopimuksen yhteydessä.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
- Asiakassuhteen ja palveluun liittyvä ylläpito ja viestintä
- Asiakaslaskutus
- Palvelusopimuksen laadinta
- Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
- Päivähoitoon liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
- Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
- Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa asiakasrekisteriin seuraavia tietoja:
- Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite
- Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti
- Hakemustiedot ja palveluntarve
- Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
- Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)
Rekisteritietojen säilyttäminen
Käsittelemme kaikki asiakkaan tiedot luottamuksellisesti ja huolellisesti.
Sähköisiltä osiltaan rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu salattua ja suojattua yhteyttä käyttäen. Pääsy sähköiseen aineistoon on vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa tai valvotuissa tiloissa. Tiedot säilytetään rekisterilain mukaisten määräaikojen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti. Päivähoito toteutetaan ostopalveluna 31.7.2018 saakka, johon asti asiakirjojen säilöntä tapahtuu kunnan viranomaisen ohjeistamalla tavalla. Asiakassuhteen päätyttyä kertyneet asiakastiedot siirretään kunnalle, joka huolehtii niiden arkistoinnista. Mikäli aineisto jää yhdistykselle, säilytetään ne rekisterilain mukaisten määräaikojen ajan ja tuhotaan määräajan loputtua tietoturvallisesti.
Rekisteritietojen luovuttaminen
Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille (Kela). Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Asiakkailla on halutessaan oikeus pyytää häntä koskeva tieto nähtäväksi. Yhteyshenkilönä on päiväkodin johtaja ja pyyntö tietojen luovuttamisesta tulee antaa kirjallisena. Mikäli tiedoissa esiintyy virheitä, on asiakkaalla oikeus pyytää tietoihinsa korjausta.
KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.
Emme luovuta asiakastietoja Suomen ulkopuolelle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat
Tämä rekisteriseloste on nähtävillä Lehmuslinnan päiväkodin internet-sivuilla osoitteessa https://pihapiirinlapset.fi/. Pidätämme oikeuden muuttaa näitä tietoja.